زمان از نعمت‌های گران‌بهایی است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق است. این امر ملاحظاتی را می‌طلبد و افرادی که قصد دارند وقت خود را برای انجام امور متنوع زندگی سازماندهی کنند، باید به چند نکته اساسی توجه داشته باشند:

1. توجه به مفهوم فراطلایی زمان

2. از بین بردن عوامل مخرب زمان

3. تقسیم‌بندی و تفکیک زمان

4. هدف‌گذاری امور زندگی

5. سازماندهی فعالیت‌ها و برنامه‌های زندگی

6. عزم و اراده برای اجرای برنامه‌ها.

نکته‌ی حائز اهمیت این است که  هر یک از موارد فوق مکمل مورد قبلی بوده و توجه به یک مرحله و غافل ماندن از مراحل بعدی نمی‌تواند فرد را به موفقیت در عرصه‌های زندگی برساند. بنابراین ضروری است که تمامی مراحل گفته شده به صورت سلسله مراتب به اجرا درآید تا نتیجه‌ی نهایی و مطلوب حاصل گردد. برای هر فردی در همه‌ی عرصه‌های زندگی وقت ارزشی فراطلایی دارد.

ارزش گذاردن بر ثانیه‌های زندگی، زیربنایی‌ترین قدم در راه کنترل و مدیریت زمان به شمار می‌آید و این به معنای حساسیت داشتن به زمان است. برای مشخص شدن این موضوع که ارزش وقت توسط شما درک می‌شود یا نه، به این سؤال پاسخ دهید که آیا برای وقت و زمان خود واقعا ارزش قائل هستید یا نه؟ و دلایل آن را برای خود مشخص کنید.

برای پاسخ‌دهی به این سؤال لازم نیست ایده‌آل‌پروری کنید، بلکه واقعیت‌های روزانه را که با آن‌ها مواجهید، در نظر بگیرید و یادداشت کنید تا به یک خودشناسی اولیه نائل شوید. نکته این‌که قبل از وارد شدن به حیطه‌ی برنامه‌ریزی امور زندگی، ابتدا باید خصوصیات وقت و زمان را بشناسید.

در این راستا می‌توان گفت وقت یک پدیده‌ی شخصی است و تنها شما مصرف کننده آن به شمار می‌آیید؛ بنابراین هیچ کس نمی‌تواند به جای فرد دیگری از وقت او استفاده کند. از طرف دیگر  وقت قرض دادنی و ذخیره کردنی نیست و افراد به طور یکسان از آن بهره‌مند هستند. بنابراین تنها راه برخورد با وقت، استفاده‌ی درست از آن است. روی هم رفته می‌توان گفت که وقت غیر قابل تغییر است، پس نه طولانی می‌شود و نه کوتاه.

عوامل مخرب زمان

وقت با سه نوع از عوامل مخرب روبروست که در این میان، عادت‌های غلط فرد مهم‌ترین عامل مخرب زمان به شمار می‌آید. تجربه نشان داده است که با کنترل چند نوع از عوامل مخرب، می‌توان سایر آفت‌ها را نیز محدود کرد. برای شناسایی عوامل تخریبی زمان، باید به بررسی و مطالعه منش‌ها و روش‌های خود پرداخت و آفات موجود را شناسایی کرد.

برای شناسایی آفت‌های وقت، بررسی عملکرد روزانه یکی از راه‌های مناسب به شمار می‌آید که در این راستا، فرد می‌تواند با یادداشت عملکرد روزانه‌ی خود و تجزیه و تحلیل آن در طول روزها، هفته‌ها و ماه‌ها، اشکالات موجود را دریابد. چنان‌که گفته شد، شناسایی آفت‌های تخریبی زمان، یک گام اساسی در راه مبارزه به شمار می‌آید و نکته این است که شناسایی این عوامل برخی راه‌حل‌های مناسب را نیز روشن خواهد کرد.

برای مبارزه با آفت‌های مربوط به خلق و خوی افرادی که زمان را تلف می‌کنند، بهترین راه برقراری یک انضباط شخصی مستمر است که موجب بروز تغییرات تدریجی در این راه می‌گردد. از آن‌جا که عادت‌های نامناسب به صورت تدریجی شکل می‌گیرند و موجب تخریب زمان می‌گردند، تغییر این عادات نیز در طول زمان میسر خواهد بود. بر این اساس باید سرلوحه‌ی کار در شناسایی و از بین بردن عوامل مخرب زمان باشد.

راهکارهای مدیریت زمان

نکته‌ی دیگر در راستای مدیریت زمان این است که فرد باید ارزش زمان را درک کند و اجزای زمان را به خوبی بشناسد. به دنبال شناسایی زمان به راهبردهای عملی‌تر دست بزند که در این میان ، موارد زیر حائز اهمیت هستند:

• تقسیم‌بندی و تفکیک زمان
• اولویت‌بندی امور زندگی
• بهبود زمان و مدت بهره‌برداری از وقت

در راستای تقسیم‌بندی و تفکیک زمان، باید  اوقات مربوط به یک روز، یک هفته و یک ماه را به طور واضح مشخص کند. مشخص شدن این اوقات موجب بهوجود آمدن وقت اضافی برای فرد خواهد شد. در نخستین گام در تقسیم‌بندی زمان، باید مشخص شود که فرد در یک هفته چند ساعت مطالعه، خواب، رفت و آمد، نظافت شخصی، صرف غذا و اوقات فراغت دارد و در همین راستا باید برای انجام کارهای مورد نظر در یک روز، یک هفته، یک ماه، سه ماه و شش ماه، یک قاعده و معیار زمانی مشخصی داشته باشد.

بنابراین هدف از تفکیک اوقات این است که بدانیم، به طور کلی اوقات شما چگونه صرف می‌شود و از چه قسمت‌هایی می‌توان کاست و برای آن برنامه‌های دیگری جایگزین کرد.

به عنوان مثال فرض کنید قصد دارید در رقابت‌های فشرده‌ی آزمون کارشناسی ارشد شرکت کنید، باید از هم اکنون، زمان را تحت نظارت خود در آورید و بدانید که زمان یک سرمایه‌ی نامرئی است. باید بدانید که وقت روزانه، هفتگی و ماهانه‌ی خود را چگونه می‌گذرانید و برای موفقیت در آزمون کارشناسی ارشد چگونه باید آن را تقسیم‌بندی کنید.

بسیاری از افراد برای موفقیت در آزمون‌های مختلف، هزینه‌های فراوانی را متحمل می‌شوند، ولی به یک اصل مهم یعنی مدیریت زمان آزمون توجه نمی‌کنند. از طرفی بعضی افراد برنامه‌ریزی هم می‌کنند، اما برنامه‌ریزی آنان منطبق با استانداردهای علمی نیست و چه بسا یکی از علل مهم شکست‌شان در آزمون همین امر باشد.

سخن آخر

خود شما که در حال مطالعه‌ی این مفاهیم هستید، چقدر از زمان و سرمایه‌ی وجودی خود اطلاع دارید؟ برای این‌که به این امر واقف شوید، بدون درنگ به این سؤالات پاسخ دهید، البته سعی نکنید که محاسبه کنید:

1. یک هفته چند ساعت است؟

2. در یک هفته چند ساعت خواب طبیعی دارید؟

3. در یک هفته چند ساعت رفت و آمد می‌کنید؟

4. در یک هفته چند ساعت صرف غذا خوردن می‌کنید؟

5. در یک هفته چند ساعت اوقات فراغت دارید؟

6. در یک هفته چند ساعت مطالعه می‌کنید؟

7. در یک هفته چند ساعت به نظافت شخصی اختصاص می‌دهید؟